Conclusiones del Tema II del 28 Congreso Internacional del Notariado en Paris.

Conclusiones del Tema II del 28 Congreso Internacional del Notariado en Paris.

Union Internationale du Notariat
28ème Congrès International du Notariat
Paris, France
19-22- Octobre 2016

CONCLUSIONES DEL TEMA II
La escritura pública electrónica y la digitalización de los
procedimientos: retos técnicos y jurídicos


RECOMENDACIONES A LAS CAMARAS NACIONALES Y CONSEJOS
NACIONALES DE LOS NOTARIADOS MIEMBROS DE LA UINL


I. LA ESCRITURA MATRIZ: SOPORTE PAPEL O DESMATERIALIZADA.

1. En el ámbito de la UINL se observan en la actualidad tres posibles formas de
autorización y archivo de las escrituras públicas:
a. Soporte en papel y firma manuscrita.
b. Soporte electrónico con firma de los otorgantes por firma electrónica
simple o cualificada y firma del notario cualificada.
c. Soporte electrónico con firma de los otorgantes en tablilla electrónica y
encriptación mediante la firma electrónica cualificada del notario.
2. En todo caso, la actuación presencial del notario es esencial en cualquiera de
las tres modalidades para desarrollar plenamente el procedimiento de
autenticación del documento (identificación de las partes, juicio de
capacidad, calificación de las facultades representativas, información del
consentimiento, depuración de vicios del consentimiento, control de la
legalidad material o de fondo, control de licencias y autorizaciones
administrativas, prevención del blanqueo de capitales, recogida y
comunicación de datos a efectos fiscales, catastrales, urbanísticos, de política
de vivienda y ocupación de suelo, de protección de la agricultura, de
protección del medio ambiente, de ejercicio de los derechos de adquisición
preferente de carácter público o privado, etc.) y la dación de fe de su
contenido.
3. Se recomienda que para la redacción de las escrituras matrices se utilicen
aquellos soportes que fomenten la presencia física del notario y los
otorgantes como son el soporte papel y el soporte electrónico por el
procedimiento de firma sobre tablilla y encriptación mediante la firma
electrónica del notario.
4. Se recomienda además, en la línea apuntada por la Asamblea de los
Notariados miembros de la UINL celebrada en Budapest el 10 de octubre de
2014, rechazar todos los sistemas de otorgamiento y autorización que no
comporten inmediación del notario en el lugar y momento de la celebración
del negocio.
5. Se recomienda adicionalmente que en los países en que se opta por el soporte
papel, se forme otro archivo o protocolo en soporte electrónico que sea
reflejo de aquel y facilite la expedición de copias, la remisión de datos
parametrizados, la consulta y, en su caso, la verificación de la vigencia del
documento mediante la técnica del Código Seguro de Verificación, CSV.

II. LA COPIA ELECTRÓNICA Y SU INCRIPCIÓN EN LOS REGISTROS.

1. Se recomienda fomentar el uso de la copia en soporte electrónico y procurar,
en su caso, las oportunas modificaciones legislativas en aquellos países en los
que no se halle reconocida.
2. Para evitar la posibilidad del multiplicar ad infinitum las copias de la copia
electrónica, lo que, lejos de aportar seguridad al tráfico generaría un caudal
incontrolado de copias en manos de personas que pueden no ser el titular de
las facultades o derechos que de las mismas resultan, se recomienda que las
copias electrónicas con valor jurídico de documento auténtico equivalente a
las correspondientes en soporte papel solamente puedan ser remitidas a
otros notarios, autoridades judiciales o funcionarios de la Administración y
que tales copias electrónicas solamente puedan pasarse a soporte papel por
el propio notario autorizante, el notario destinatario o formando parte de los
extractos de los expedientes administrativos.
3. Para las personas con derecho a copia se recomienda la copia simple
electrónica acompañada del Código Seguro de Verificación.
4. Se recomienda la implantación del sistema de Código Seguro de Verificación
como complementario del archivo o protocolo electrónico o del reflejo
electrónico del protocolo en soporte papel para acreditar la existencia y
vigencia de un acto auténtico.
5. Se recomienda asimismo el empleo de los Códigos Seguros de Verificación de
los actos auténticos contenidos en el protocolo electrónico o en el reflejo
electrónico del protocolo en soporte papel para establecer la trazabilidad de
la vida de los derechos o facultades contenidos en los mismos a fin de facilitar
y mejorar la seguridad jurídica indispensable que debe proporcionar el
notario.
6. Se recomienda el empleo de la copia parametrizada de las escrituras y la
integración de los datos en los registros correspondientes, bajo la
responsabilidad exclusiva del notario, respetando las normas nacionales.

III. FACILITACIÓN DE LA ELIMINACIÓN DE DISTANCIAS.

1. Se recomienda que, utilizando los medios telemáticos, los notarios,
manteniendo la necesidad de presencia física y con respeto del conjunto de
reglas que son aplicables a su función, faciliten la contratación sin
desplazamiento de los otorgantes situados en lugares distantes.
2. Se recomienda asimismo facilitar el establecimiento de plataformas
electrónicas de colaboración entre notarios a nivel internacional como, por
ejemplo, el sistema EUFIDES.

IV. DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO Y SU GESTIÓN.

1. Se recomienda que en los países en los que se decida sustituir el protocolo en
soporte papel, que ha demostrado su fiabilidad a lo largo de siglos, el archivo
electrónico de escrituras públicas cumpla las siguientes exigencias: a)
determinar de forma concreta un plazo mínimo de duración; b) contener una
garantía de los proveedores que asegure la duración establecida; c) fijar los
procedimientos de migración homologados de tal forma que no puedan
suponer pérdida o alteración de la información ni puedan ser contestados en
juicio; d) respetar las mismas reglas de confidencialidad y secreto
profesional que en los archivos en soporte papel.
2. Se recomienda: a) que las organizaciones notariales afronten de manera
colectiva la ejecución de los archivos informáticos; b) que en el marco de una
infraestructura común, los archivos de cada notario sean independientes y
solamente accesibles por el notario autorizante, su sustituto o sucesor.

V. DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR LOS NOTARIOS A SUS CLIENTES.

1. Se recomienda el uso de los medios electrónicos para todas las relaciones
entre el notario y sus clientes en asuntos de trámite u otros servicios ajenos
a la fe pública propiamente dicha que pueda ofrecer aquél a éstos.