Modernización del Sistema Registral Venezolano.
- 07/11/2007
- Venezuela
ACTUALIZADO A JULIO DE 2007.
1.- DISCUSION Y SANCION DE NUEVA LEY
Por instrucciones emanadas del Ministerio del Interior y Justicia, desde hace algún tiempo, atendiendo a la necesidad de establecer un texto legal actualizado y moderno, se ha venido recopilando toda la información necesaria con el fin de poner a tono y subsanar algunas fallas que presentaba la anterior Ley de Registro Público y del Notariado cuyo ejecútese fue dado en noviembre de 2001 y que no fue nunca reglamentada, no obstante que entre sus disposiciones imponía un plazo perentorio. Surge la necesidad de la nueva ley en virtud que la que estuvo en vigencia contemplaba principios de modernización tales como la implementación de un solo texto legal para la función notarial y registral incluyendo por lo tanto, normas generales para las notarías, el registro inmobiliario, civil y mercantil, el sistema del folio real, firma digital, automatización de procesos, entre otros, los cuales no fueron desarrollados en su totalidad.
Después de un largo proceso en la Asamblea Nacional donde incluso se sometieron a tres (3) discusiones públicas varios proyectos de ley, fue aprobado y sancionado en tercera discusión la nueva Ley de Registro Público y de Notarías, en cuyo texto se profundiza aún mas en la modernización y se establecen normas de carácter general, texto legal que se encuentra hoy vigente según Gaceta Oficial Extraordinario N° 5.833 de 22 de diciembre de 2006.
La disposición transitoria tercera de la ley de Registro Público y del Notariado vigente jerarquiza el orden como el Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, implementará los procesos de modernización en los entes que regula, de manera que en primer y segundo lugar se encuentran los Registros Públicos (antes inmobiliarios) y los Registros Mercantiles, respectivamente. Luego vendrán los Registros Principales y por último las Notarías. En la ley derogada se establecía el mismo orden pero no estaban incluidas las notarías.
El programa de automatización que está desarrollándose en el Ministerio lleva este mismo orden. Actualmente se encuentra adelantada la automatización en el Registro Público y en el Registro Mercantil.
Podemos hacer un resumen de los avances y establecer diferencias entre la ley vigente y las precedentes, de acuerdo a los siguientes 3 aspectos:
- Actualización y modernización de la legislación en materia registral. Tributos. Folio real, firma digital, automatización e interconexión.
La ley vigente contempla una serie de aspectos que una vez desarrollados e implementados a plenitud colocaría al país a la vanguardia mundial en cuanto a sistema registral y notarial se refiere.
La ley vigente introduce un cambio en cuanto a la denominación de los registros; en el caso de los antes denominados “subalternos”, “públicos” y mas recientemente “inmobiliarios”, han quedado denominados REGISTROS PUBLICOS, cuestión que no deja clara la cualidad de públicos de los civiles y los mercantiles. Todos son REGISTROS PUBLICOS, pero el legislador prefirió otorgar esta denominación solo a los señalados. Sin embargo, entiendo la intención de los redactores de la ley ya que la denominación de inmobiliarios no es adecuada porque estos registros otorgan otro tipo de documentos no precisamente de carácter inmobiliario, por disposición del Código Civil y otras leyes. En futuras reformas se debe proponer una denominación mas acertada.
En el caso de los registros que según la ley anterior se denominaron “civiles”, se regresa a la antigua denominación de “principales”.
Se establece también en la vigente ley en su artículo 10, la creación del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, mejor conocido como S.A.R.E.N., en sustitución de la Dirección Nacional de Registros y del Notariado, creada en el artículo 14 de la derogada ley, de la cual hablaremos mas adelante.
Una de las carencias del antiguo decreto ley estaba en que no se implementaron tributos; es decir, no había base legal para el cobro de tasas e impuestos que se causaran en operaciones registrales, a nivel de los registros inmobiliarios, hoy denominados públicos, ya que se había derogado totalmente la ley de 1999, donde estaban fijados los conceptos a pagar. Esto creó una gran incertidumbre en los registros, que provocó la reacción de los usuarios y que conllevaron a quejas, denuncias y a la interposición de acciones judiciales, cuyo resultado quedó reflejado en sendas sentencias emanadas del Tribunal Supremo de Justicia de fechas 24 de enero y 24 de mayo de 2002. Es a partir de esos pronunciamientos que los registros inmobiliarios dejan de liquidar derechos a favor del Fisco Nacional, pero igualmente desaparecieron las tasas, situación que ocasionaría el cierre de estas oficinas, pero que afortunadamente se fue permitiendo su cobro de manera tácita durante mas de 5 años y se pudo llegar hasta la promulgación de la ley vigente, donde se establecen tasas e impuestos, esta vez a favor del Tesoro Municipal y en proporciones distintas a las establecidas en las pasadas leyes.
Esta anormal situación, afortunadamente superada, se produjo solo para los registros inmobiliarios y civiles mas no para los mercantiles ni para las notarías públicas, ya que las disposiciones derogatorias de la ley de 2001, deja el vigencia el Reglamento de Notarías Públicas y la Ley de Arancel Judicial.
Uno de los avances mas significativos contemplados en la nueva ley, previsto y no desarrollado en la derogada, es la implementación del sistema de inscripción de bienes inmuebles denominado FOLIO REAL, el cual consiste en realizar un resumen de los actos registrables e inscribirlos en asientos digitales que constituyen el historial jurídico de los bienes inscritos, de manera que se permita obtener la información registral de manera actualizada permanentemente. Por sus características, este sistema es aplicable solo a inmuebles. En materia de Registro Mercantil y Registro Civil se debe seguir usando el sistema de folio personal por tratarse e registros de nombres, denominaciones y personas.
Otro avance significativo es la inclusión de la firma electrónica, la cual debe ser proporcionada por proveedor debidamente certificado. La firma electrónica del funcionario o funcionaria tiene el mismo efecto probatorio que determina la ley, tal como lo prevé el artículo 24 de la vigente ley. Existe en Venezuela la norma correspondiente denominada “Ley de datos, mensajes y firmas electrónicas”
Con la implementación de sistemas de automatización, perfectamente previstos en la ley vigente, se pretende unificar los procedimientos de cada uno de los Registros y Notarías. Una de las metas a seguir es interconectar los registros y notarías con el Servicio Autónomo, es decir, centralizar la información que se genera en cada una de las oficinas para poder organizar, supervisar y modernizar sus procesos. Mas adelante se explica la creación del software único.
- Regulación de la materia registral Civil, Inmobiliaria, Mercantil y Notarial en un solo texto legal marco.
En años anteriores a 2001 no existía un marco legal común de las materias registrales y notariales, de manera que todo estaba regulado por instrumentos separados.
En materia de Registro Mercantil las regulaciones estaban contenidas principalmente en el Código de Comercio, en la Ley de Arancel Judicial y supletoriamente en la Ley de Registro Público.
Las Notarías desde su creación en la década de los 50 se rigieron por el Reglamento de Notarías Públicas con sucesivas reformas en los años 1974, 1976 y la última 1998. Supletoriamente se acudía a la Ley de Registro Público. En ese reglamento se contemplaban cada una de las situaciones atinentes al servicio notarial, a excepción de las tasas que estuvieron previstas en la Ley de Arancel Judicial.
Por su parte los llamados Registros Subalternos o Registros Públicos si tenían su ley específica desde los años 40, donde se fueron incorporando normas en sucesivas reformas. Estas leyes por su especificidad en los procedimientos no requerían de reglamento, ya que todo estaba contemplado.
Es a partir de la promulgación del Decreto ley del 13 de noviembre de 2001 que el legislador incluye en una sola ley marco las regulaciones de la materia registral y notarial, pero solo queda derogada la Ley de Registro Público de 1999, mas no así el Reglamento de Notarías Públicas ni la Ley de Arancel Judicial.
En la ley vigente quedan derogados la Ley de Arancel Judicial y el Reglamento de Notarías Públicas.
- Reglamentación de la ley por materia.
La Ley de Registro Público y del Notariado es una ley general que no contempla procedimientos a seguir ni por parte del recién creado Servicio Autónomo de Registros y Notarías como tampoco los procedimientos a seguir por los órganos operativos constituidos por los registros y notarías.
Tanto la ley anterior derogada como la vigente otorgaban un lapso de 180 días para la creación de la Dirección Nacional de Registros y Notarías ahora Servicio Autónomo de Registros y Notarías; además otorgaron el mismo lapso para la formación de los correspondientes reglamentos. En ambos casos se ha fallado porque se ha cumplido el lapso.
Es importante saber el empeño que ha puesto el Ministerio para la implementación y creación del SAREN y para realizar los reglamentos. Estando en vigencia la anterior ley se crearon comisiones que estudiaron a fondo la creación del SAREN. Existen en el Ministerio verdaderos estudios y proyectos preparados para su implementación. En la gestión actual, que surge casi paralelamente con la promulgación de la nueva ley se han adelantado proyectos específicos sobre el tema de la creación del SAREN. Recientemente salió un estudio realizado por una comisión especial del SENIAT nombrada por la Dirección de Registros y Notarías. Meses atrás una comisión nombrada por el mismo ente, conformada en su mayoría por funcionarios de registros y notarías, notarios y otros funcionarios formularon entre otros instrumentos, el Reglamento de la Ley de Registro Público y del Notariado, el cual se mantiene en estudio debido a la inquietud que existe por reformar la ley vigente para corregir algunas fallas y faltas presentadas.
La línea impuesta fue la unificación reglamentaria en un solo texto para todas las áreas registrales y la s notarías, tal como está la ley vigente. Esperemos las decisiones definitivas.
2.- SERVICIO AUTÓNOMO DE REGISTROS Y NOTARÍAS “S.A.R.E.N.”
Uno de los aspectos resaltantes de la nueva ley es la creación del Servicio Autónomo de Registros y Notarías. Esto ya estaba contemplado en la anterior ley con el nombre de Dirección Nacional de Registros y del Notariado, pero no fue desarrollado. Este organismo dependiente del Ministerio del Interior y Justicia regirá de manera uniforme y centralizada todos los aspectos, efectos y alcances en materia registral y notarial así como también regirá el desarrollo de lo pautado en la nueva ley. Los principales objetivos de este organismo administrativo de servicios registrales y notariales son los siguientes:
- Unificación de criterios, normativas y alcances en materia registral y notarial.
Uno de los primordiales objetivos que se persiguen con la creación del Servicio Autónomo de Registros y Notarías es unificar los criterios que se siguen en los procedimientos aplicados por los registros y notarías. Hasta la presente fecha, cada registro y cada notaría prácticamente trabajan y desarrollan sus actividades de manera autónoma. Esto se ha debido a la falta de normativas precisas. Estamos acostumbrados a cumplir con circulares y resoluciones que si bien tienen fuerza de norma, se atribuyen mas bien a determinaciones que toma el directivo de turno y se van relajando a medida que pasa el tiempo. De manera que se hace necesario que al momento de implementar el funcionamiento del S.A.R.E.N. sea con normas precisas y que se hagan los seguimientos e inspecciones necesarias para asegurar su cumplimiento.
El alcance del Servicio Autónomo de Registros y Notarías es muy amplio, controla toda la actividad registral y notarial. Sus funciones abarcan además el nombramiento de los Registradores y Notarios, la reglamentación del régimen de remuneración y salarios, régimen del personal, funcionamiento de las oficinas, etc.
- Servicio autónomo único. Diferencia con leyes anteriores. En la antigua Ley de Registro Público, puesta en vigencia a partir del mes de marzo de 1994, se instituyó cada Registro Subalterno y Principal como Servicio Autónomo Sin Personalidad Jurídica. Las Notarías Públicas y los Registros Mercantiles ya funcionaban como tales, ya que tenían ingresos propios establecidos en la Ley de Arancel Judicial y podían administrarlos.
Este sistema permitió que cada registro administrara sus propios ingresos establecidos en la misma ley y distribuidos de la forma también prevista.
Con este sistema desconcentrado se lograron muchos avances sobre todo en la infraestructura física de los registros, ya que ahora si contaban con el presupuesto para realizar mejoras, adquirir insumos, e incluso para adquirir sus propias sedes en varios casos. Pero con este sistema también se configuran muchos abusos que afectan tanto a funcionarios como a usuarios del servicio por cobros indebidos no controlados y descuidos de las administraciones. Este es el sistema que prevalece en la actualidad y que con la promulgación de la ley actual se extiende igualmente a los Registros Mercantiles y a las Notarías.
Al momento que entre en funcionamiento el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, este asumirá el control de cada una de sus unidades operativas (registros y notarías). Existirá un solo Servicio Autónomo que será el que centralice los procedimientos de los entes que de el dependen. En materia de ingresos, los registros y notarías liquidarán las tasas que serán depositadas en las cuentas que el SAREN destine al efecto. Con esos ingresos se prevé que el Servicio Autónomo se autofinanciará en sus gastos propios, mantendrá las estructuras físicas de las oficinas, pagará los sueldos y salarios de cada funcionario del servicio, implementará los planes de capacitación, actualización de los registradores, notarios y demás funcionarios del servicio, dotará a las sedes de los insumos necesarios para su mantenimiento, etc.
- Nombramiento y responsabilidades de Registradores (titulares, auxiliares, suplentes).
Mediante la ley vigente se establece un régimen similar para los Registradores Titulares, Suplentes y Auxiliares, ya que tendrán las mismas responsabilidades en el desempeño de sus funciones. El Registrador Suplente sustituirá al Titular en las ausencias temporales que excedan de dos días.
Los Registradores Auxiliares sustituirán al Titular en cualquier actuación o función que le sea encomendada por este. En el reglamento de la ley se establecerán normas para el nombramiento de los registradores suplentes y auxiliares. El aparte in fine del artículo 21 de la ley indica que tanto los registradores titulares, suplentes y auxiliares tendrán las mismas responsabilidades, prohibiciones, incompatibilidades y obligaciones.
- Régimen funcionarial. Remuneración.
La vigente Ley de Registro Público y del Notariado en su artículo 12 señala que ocupan cargos de confianza y por lo tanto son de libre nombramiento y remoción los registradores o registradoras, los notarios o notarias, el jefe de servicio revisor, abogados revisores, administradores y contadores que ejerzan cargos de coordinación.
Para que este artículo pueda ser aplicable en su totalidad, es necesario que el funcionario detente el cargo especificado como de libre nombramiento y remoción; es decir, a los registradores y notarios, jefes de servicio revisor, abogados revisores, administradores y contadores le es aplicable en la actualidad, siempre y cuando la denominación del cargo sea la especificada en la norma.
El artículo 13 de la ley señala que las remuneraciones serán fijadas mediante Decreto Presidencial.
Ya existen varias proyecciones estudiadas para establecer una remuneración justa tanto a los registradores y notarios como a los demás funcionarios del servicio. No existen montos establecidos y si existieran los han mantenido en confidencialidad por lo que esto implica.
Hay consenso en considerar a la institución registral y notarial como entes de alta importancia que requieren personal de gran experiencia, profesionales, conocedores que necesitan y merecen remuneración acorde con la actividad tan especial y delicada que manejan.
De manera extraoficial puedo decir que existe la posibilidad que parte de los ingresos que recaude cada oficina sea devuelto periódicamente para que sea distribuido entre todos los funcionarios, parecido al sistema actual pero conservando el sueldo básico que se determine en la escala especial que decrete el ejecutivo.
3.- DISEÑO DE PLATAFORMA TECNOLÓGICA Y SOFTWARE
En la actualidad cada Registro o Notaría, de manera independiente ha manejado la contratación de empresas que se dedican a la creación de soluciones en informática. Algunas de estas soluciones son muy completas, otros solo tocan ciertos aspectos, pero la realidad es que no existe una que se haya implementado a nivel nacional de manera uniforme.
- Plataforma tecnológica.
El Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia está desde hace tiempo empeñado en la modernización integral de ese organismo y no ha escatimado esfuerzos y la inversión de recursos para ampliar y reformar su plataforma tecnológica.
La actual Dirección General de Registros y Notarías y futuro SAREN cuenta con un área situada en el piso 2 del edificio sede, en el departamento de informática, provista de los mas avanzados equipos y donde personal altamente tecnificado desarrolla los procedimientos que servirán para la centralización de los servicios registrales y notariales a nivel nacional.
Como sabemos, la ciencia informática avanza diariamente a pasos agigantados y lo que hoy puede ser moderno dentro de una semana puede resultar obsoleto. Es por eso que se hace necesaria una supervisión permanente para que esa área se mantenga al día con la tecnología.
- Contratación de empresas especializadas en software.
En función a lo relatado anteriormente, surge la necesidad que se implemente un sistema automatizado único para todas las oficinas de Registro y Notarías a nivel nacional. De allí, en el marco del convenio Cubano Venezolano denominado “ALBA”, se forma una empresa cuyo personal profesional desarrolladores de software se encuentra instalado en la ciudad de La Habana Cuba, específicamente en la Universidad de Ciencias Informáticas U.C.I.
Esta institución cuya actividad y vida diaria se desenvuelve en el estudio, tiene un área especial que se dedica exclusivamente a la fabricación y desarrollo de software para el uso de empresas y otras organizaciones públicas y privadas de ese país y de muchas otras partes del mundo, cuyo éxito la está ubicando entre las mejores del mundo.
Por la parte venezolana, la Dirección de Registros y Notarías del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, cuenta con un equipo altamente calificado que imparte a esta empresa Cubano Venezolana todas y cada una de los lineamientos, instrucciones y parámetros tanto legales como formales y técnicos, necesarios para realizar un sistema de alta seguridad.
Este sistema actualmente se encuentra en la última etapa de pruebas y su implementación definitiva está prevista para finales del presente año a nivel nacional.
El servidor central del sistema se encontrará en la sede del Ministerio del Interior y Justicia bajo la dirección y manejo del Servicio Autónomo “S.A.R.E.N”.
En principio, de acuerdo a las prioridades que establece la propia ley, cada oficina de Registro Público y Mercantil a nivel nacional será dotado en los próximos días del sistema interconectado así como de equipos y adaptaciones de seguridad con las mas actualizada tecnología, y estará controlado a través del Servicio Autónomo a nivel nacional, de manera que la información que se genere en cada oficina no solo sea local sino que también sea centralizada a nivel nacional. La red inalámbrica está diseñada para brindar seguridad y para poder ser ampliada y complementada en nuevas fases de la modernización.
- Digitalización de imágenes.
Como un avance mas hacia la seguridad jurídica que brindan nuestras instituciones y la certeza del contenido registral y notarial, desde hace mas de un año comenzó el proceso de digitalización de imágenes. Este arduo trabajo consiste en trasladar de los Registros Civiles (antes principales) los tomos duplicados que allí se encuentran archivados, tomando como punto de partida el año 1980, fecha desde la cual la ley sustituyó el sistema de trascripción manual por el fotocopiado en los registros llamados antes subalternos, luego inmobiliarios y hoy denominados públicos. El despliegue comenzó por los registros del estado Miranda y Distrito Capital y los tomos están siendo trasladados al denominado Foro Libertador, donde se encuentra el equipamiento tecnológico necesario para llevar a cabo esta labor, en cuya primera etapa se aspira digitalizar un promedio de 25 millones de folios..
Sin duda, los resultados de este trabajo producirán importantes efectos en cuanto a la seguridad. Ya no va ser posible o se va a eliminar en su totalidad la inseguridad que presentaban nuestros archivos donde se producía la violación o alteración de tomos y la consecuente alteración de titularidades.
- Seguridad jurídica, optimización del servicio.
La esencia de cualquier sistema registral debe ser brindar seguridad jurídica. En este sentido las autoridades del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia viene realizando serios estudios y profundizando en la creación de medios que sirvan para que el estado venezolano de garantía de que sus instituciones velan por la mayor seguridad en las actuaciones que realizan los particulares. De allí que los análisis van dirigidos a la optimización del servicio que prestan las instituciones registrales y notariales, fomentando dentro del marco legal la creación de instituciones para la capacitación y entrenamiento de los Registradores, Notarios, así como de los demás funcionarios que son parte de la actividad.
Uno de los objetivos de la hoy llamada centralización planificada, aplicada a la información acumulada en el sistema registral y notarial es que el tráfico inmobiliario sirva de referencia e indicador para que el estado implemente políticas económicas certeras, planes de inversión, fórmulas para la construcción de viviendas de acuerdo a las necesidades; por otra parte, revisar la formación y evolución de empresas privadas y enfocar políticas para la evolución de una sana inversión privada en el país, y en fin, que esta información pueda ser aprovechada para el desarrollo integral de la sociedad venezolana.
- Otros servicios. Call center, página web.
Como la orientación principal es hacia la modernización de nuestro sistema registral y notarial ya se encuentra diseñada la página web del SAREN donde el usuario o público común podrá conectarse de manera rápida a la red y obtener información acerca de los procesos de inscripción de documentos, expedición de copias, certificaciones, preguntas frecuentes, recaudos necesarios, etc., y la mas actualizada información registral y notarial, así como la ubicación geográfica y la forma de comunicarse rápidamente con cada oficina
Igualmente contaremos con un centro de llamadas (call center) que brindará una amplia información al usuario.
La modernización planteada es aún mas profunda. Se han contemplado en su diseño todos los aspectos necesarios con una visión amplia de hasta donde se quiere llegar y con las metas y objetivos necesarios que se tienen previstos a corto, mediano y largo plazo, creando además una imagen tipo corporativo de la institución.
Todo ha sido diseñado para brindar al público usuario mayor comodidad en sus tramitaciones, mejor información y sobre todo mayor seguridad jurídica en las actuaciones Notariales y Registrales, con la garantía que brinda el estado a través de la cartera de Interior y Justicia, por intermedio del Servicio Autónomo de Registros y Notarías S.A.R.E.N
