SE SUPRIME LA NECESIDAD DE LA APOSTILLA DE LA HAYA PARA LEGALIZAR ALGUNOS DOCUMENTOS PÚBLICOS ENTRE PAÍSES MIEMBROS DE LA UNIÓN EUROPEA
- 07/08/2019
- Europa
Por Juan Carlos Martínez Ortega.
Doctor en Derecho – Abogado – Oficial de Notaría
(Artículo publicado en el núm. 87 de la revista de Feapen Inter Nos)
Ha pasado inadvertida la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016, que fijaba su aplicación a partir del día 16 de febrero de 2019.
El objetivo de la norma es facilitar la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de representación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y, por ello, se determina un sistema de exención de la legalización o trámite similar (Apostilla)2, y la simplificación de otros trámites, y además, se establecen impresos estándar multilingües para que se utilicen como ayuda a la traducción.
Naturalmente, la Apostilla de la Convención de la Haya seguirá siendo necesaria para la autenticidad de otros documentos públicos de terceros países no integrante de la Unión Europea y, para otros asuntos, no referidos en el Reglamento al que luego haremos mención. A modo ilustrativo, en el espacio europeo las Apostillas que imponen los Colegios Notariales en España oscilan entorno al 8 %.
Con este Reglamento, los países integrantes de la UE deben aceptar en sus administraciones públicas, incluyendo las Notarías y Juzgados, dichos documentos y darlos por válidos sin necesidad de su legalización o apostilla.
De la misma manera, tampoco debemos exigir traducciones juradas de los documentos públicos emitidos por un país miembro de la UE. Esto significa que ahora, en los despachos notariales, si un certificado de defunción o nacimiento, por ejemplo, no se encontrase redactado en español el interesado podrá pedir un impreso multilingüe3, que contempla la traducción en todos los idiomas de la Unión Europea.
Solo podremos exigir tal traducción en casos excepcionales, pues el espíritu de la norma es “superar las barreras lingüísticas, facilitando así aún más la circulación de documentos públicos entre los Estados miembros”, de ahí, la creación de los citados impresos multilingües.
Pero ¿qué sucede si tenemos dudas sobre la autenticidad de algún documento de otro país?
Se debe utilizar el Sistema de Información del Mercado Interior4 (IMI), regulado en el artículo 14 del Reglamento, que refiere que si las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada albergan dudas razonables sobre la autenticidad de dicho documento o de su copia certificada, podrán realizar alguno de los siguientes pasos: 1.- Comprobar los modelos disponibles de los documentos en el repositorio del IMI. 2.- Y si persiste la duda, deberá formular una solicitud de información a través del IMI, indicando: La autenticidad de la firma; la calidad en que haya actuado el signatario del documento, la identidad del sello o timbre utilizado y si el documento ha sido falsificado o alterado.
Tales solicitudes deberán indicar los motivos en que la autoridad basa su sospecha, debiendo acompañar una copia del documento público correspondiente o de su copia certificada, que se transmitirá por vía electrónica a través del IMI. Dichas solicitudes no estarán sujetas a ningún impuesto, derecho o tasa.
Las autoridades deberán dar respuesta a las solicitudes formuladas en el plazo más breve posible y, en todo caso, en un plazo no superior a cinco días hábiles, o diez días hábiles cuando la solicitud se tramite por conducto de una autoridad central.
Hay que advertir que dentro de los documentos públicos se encuentran “las actas notariales”, pero siempre que versen sobre el ámbito de aplicación del Reglamento que enumera en el artículo 2, esto es:
el nacimiento; que una persona está viva; la defunción; el nombre; el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil; el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio; la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada; la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada; la filiación; la adopción; el domicilio o la residencia; la nacionalidad; la ausencia de antecedentes penales, siempre que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad.
Sin duda alguna, como expresa el Considerando (1) la Unión Europea apuesta de forma clara por desarrollar un espacio de libertad, seguridad y justicia, sin fronteras interiores, en el que esté garantizada la libre circulación de personas, y si el Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 significó un notable avance por la supresión de la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros, ahora se da un paso más hacia el fin de suprimir la burocracia innecesaria dentro del espacio de la Unión Europea.
Los profesionales de las Notarías tenemos que recordar este Reglamento europeo a la hora de solicitar documentación para la confección de escrituras de herencias, actas de notoriedad o cualquier otro instrumento. Sugerimos que en los documentos públicos que autorice el Notario y que vayan a surtir efecto en el extranjero se utilice el sello de seguridad creado por la Unión Internacional del Notariado, ya que aporta un valor adicional muy positivo, fácilmente verificable.
Por último, podemos afirmar que las nuevas tecnologías y la globalización hacen imparable la eliminación de barreras burocráticas y lingüísticas, siendo posible comprobar la veracidad de los documentos de forma ágil y rápida, eliminando costes y acortando los plazos de emisión.
Bienvenidas sean todas estas iniciativas facilitadoras de la circulación de documentos públicos en la Unión Europea.
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